EstateSuite

Datenschutzerklärung

1. Wer Ihre Daten verarbeitet

EstateSuite ist eine Marke der CODELABS STUDIO, S.L., Steuernummer (NIF) B88708797, mit Sitz in Pasaje Federico García Lorca, 6, 3º E, 29130 Alhaurín de la Torre (Málaga), España, eingetragen im Handelsregister Málaga (Registro Mercantil de Málaga), Blatt MA-198508, 1. Eintragung.

Bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten schreiben Sie an hallo@estatesuite.pro. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten auf estatesuite.pro, im Dashboard von EstateSuite und in den Assistenten verarbeitet werden, die EstateSuite den Unternehmen bereitstellt, die es abonnieren, und in welcher Rolle die CODELABS STUDIO, S.L. jeweils handelt.

Letzte Aktualisierung: 2026-10-31. Dies ist eine Übersetzung; bei Abweichungen ist die spanische Fassung maßgeblich.

2. Was der Dienst ist und tut

EstateSuite bietet Immobilienagenturen eine Website mit ihrem Immobilienbestand, die Synchronisierung dieses Bestands mit ihrem CRM per Feed, einen Assistenten mit künstlicher Intelligenz, der telefonisch, über die Website und per Chat antwortet, im Bestand der Agentur sucht, Besichtigungen in ihrem Kalender vorschlägt oder bucht und jeden Kontakt im Dashboard hinterlegt, sowie Benachrichtigungen an Personen, die angerufen werden möchten, wenn eine passende Immobilie hereinkommt.

3. Zwei verschiedene Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

  • Als Verantwortliche entscheidet die CODELABS STUDIO, S.L. über die Daten von Personen, die diese Website besuchen, eine Demo oder einen Anruf anfordern oder uns schreiben, sowie der Mitarbeiter von Kundenunternehmen, die das Dashboard nutzen.
  • Als Auftragsverarbeiterin (Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) verarbeitet die CODELABS STUDIO, S.L. im Auftrag jedes Kundenunternehmens die Daten seiner Käufer, Mieter, Eigentümer und anderen an ihren Immobilien interessierten Personen. In diesem Fall ist die Agentur verantwortlich und entscheidet über den Zweck; wir verarbeiten die Daten nur zur Erbringung des Dienstes und nach seinen Weisungen.

Wenn Sie Kunde eines Unternehmens sind, das EstateSuite nutzt, machen Sie Ihre Rechte bei diesem Unternehmen geltend. Wenn Sie uns schreiben, leiten wir Ihr Anliegen unverzüglich weiter.

4. Daten, die wir als Verantwortliche verarbeiten

  • Besuch der Website: IP-Adresse und technische Verbindungsdaten, die der Server protokolliert, und Ihre Auswahl im Cookie-Banner. Das Meta-Pixel wird nur geladen, wenn Sie Werbe-Cookies akzeptieren (siehe Cookie-Richtlinie).
  • Rückrufwunsch („Ruf mich jetzt an“): die eingegebene Telefonnummer, die Sprache der Seite und das Ergebnis der Bot-Prüfung von Cloudflare Turnstile. Vor dem Wählen wird geprüft, ob die Nummer auf der spanischen Robinson-Sperrliste steht; ist das der Fall, rufen wir nur an, wenn Sie mit einem sechsstelligen SMS-Code nachweisen, dass die Nummer Ihnen gehört (nur spanische Nummern).
  • Sprachdemo im Browser: der Ton Ihres Mikrofons während des Gesprächs mit dem Demo-Assistenten und das Transkript des Gesprächs. Sie startet erst, wenn Sie die Schaltfläche drücken und das Mikrofon freigeben.
  • Kontakt per E-Mail oder WhatsApp: Ihre Kontaktdaten und was Sie uns mitteilen.
  • Nutzer des Dashboards: Name, E-Mail und die Kennung Ihres Kontos im Anmeldesystem von Codelabs (auth.codelabs.studio), das Unternehmen, zu dem Sie gehören, und Ihre Rolle sowie ein Protokoll der relevanten Aktionen im Dashboard.
  • Daten des Kundenunternehmens für Vertrag und Rechnung: Firmenname, Steuernummer, Anschrift, Kontakttelefon und -E-Mail, Tarif und Abonnementstatus.

Demo-Anrufe und -Gespräche mit unseren Assistenten werden ebenfalls aufgezeichnet und transkribiert; der Assistent weist zu Beginn darauf hin.

5. Daten, die wir im Auftrag des Kundenunternehmens verarbeiten

  • Gespräche: Audioaufzeichnung jedes Anrufs, das Transkript, die Zusammenfassung und Bewertung im Dashboard sowie die Chatnachrichten.
  • Kontakte (Leads): Name, Telefon, E-Mail, Sprache, Nachricht, angefragte Immobilie, Herkunftskanal und Kampagne, Status und Notizen des Maklers.
  • Besichtigungen: Immobilie, Datum und Uhrzeit, Name, Telefon und E-Mail des Besuchers und, wenn die Agentur ihren Kalender verbindet, die Kennung des Termins in diesem Kalender.
  • Gespeicherte Suchen: Vorgang, Gebiete, Immobilienarten, Preis, Schlafzimmer und Merkmale, die die Person sucht, ihre Kontaktdaten, der bevorzugte Benachrichtigungskanal und der Nachweis ihrer Einwilligung.

6. Aufzeichnung der Anrufe

Jeder Anruf, den der Sprachassistent von EstateSuite entgegennimmt, wird aufgezeichnet und transkribiert. Zu Beginn jedes Anrufs sagt der Assistent, dass er eine künstliche Intelligenz ist und dass das Gespräch aufgezeichnet wird.

Das Kundenunternehmen kann jeden Anruf vollständig in seinem Dashboard anhören, mit dem Transkript synchron zum Ton. Die Aufzeichnung ermöglicht es dem Unternehmen zu prüfen, was jedem Kunden gesagt wurde, Anliegen richtig zu bearbeiten und Unstimmigkeiten zu klären, etwa zu einer Besichtigung, einer Buchung oder einem Preis.

Der Ton wird dem Dashboard über signierte Links bereitgestellt, die nach wenigen Minuten ablaufen: Wer keinen Zugang zu diesem Dashboard hat, kann ihn nicht anhören.

Gespeicherte Suchen und Benachrichtigungen: Der Assistent speichert eine Suche erst, nachdem er der Person einen festen Einwilligungstext vorgelesen hat, den der Server und nicht das Modell verfasst, und sie zugestimmt hat. Gespeichert werden der Text, seine Version und das Datum. Die Suche verfällt nach 180 Tagen, sofern die Agentur keine andere Frist festlegt, und die Person kann sich jederzeit abmelden.

Benachrichtigungsanrufe an diese Personen sind standardmäßig ausgeschaltet und erfolgen nur, wenn die Agentur sie einschaltet. Vor jedem Anruf werden Abmeldungen, das zulässige Zeitfenster und die spanische Robinson-Sperrliste erneut geprüft.

7. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Bearbeitung Ihrer Anfrage nach einer Demo, einem Anruf oder Informationen: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Erbringung des vereinbarten Dienstes, Kontoverwaltung und Support: Vertragserfüllung (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Rechnungsstellung und Erfüllung buchhalterischer und steuerlicher Pflichten: rechtliche Verpflichtung (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
  • Abgleich mit der Robinson-Liste vor einem Anruf: rechtliche Verpflichtung nach dem spanischen Telekommunikationsgesetz 11/2022 und dem Datenschutzrecht (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
  • Aufzeichnung von Demo-Anrufen und -Gesprächen, Schutz der Website vor Missbrauch und Bots sowie technische Serverprotokolle: berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes und an der Überprüfbarkeit dessen, was der Assistent gesagt hat (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Werbemessung mit dem Meta-Pixel: Ihre Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit über die Schaltfläche für Cookie-Einstellungen in der Fußzeile widerrufen können.
  • Daten, die wir im Auftrag des Unternehmens verarbeiten: Die Rechtsgrundlage bestimmt die Agentur als Verantwortlicher. In der Regel ist es die Bearbeitung der Anfrage seines Kunden, die Einwilligung bei gespeicherten Suchen und Benachrichtigungen und gegebenenfalls eine rechtliche Verpflichtung.
  • Analyse der Nutzung des Dienstes und persönliche E-Mails nach der Registrierung: berechtigtes Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können widersprechen, indem Sie an hallo@estatesuite.pro schreiben oder auf eine dieser E-Mails antworten, ohne Angabe von Gründen und ohne den Dienst zu verlieren.
  • Heatmaps und Sitzungsaufzeichnung im Panel: Ihre Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit in Ihrem Konto widerrufen können.

Wie wir die Nutzung von EstateSuite analysieren. Wir wollen verstehen, was nicht funktioniert und was wir nicht gut erklären. Dazu betrachten wir, wie das Panel genutzt wird, die Fragen an den Verkaufsassistenten dieser Website, Sprachgespräche mit diesem Assistenten (immer nach einem Hinweis) und die Meinungen, die Sie uns senden. Die Daten der Kunden Ihres Unternehmens und deren Gespräche mit seinem Assistenten sind nicht Teil dieser Analyse: Davon nutzen wir nur Aktivitätszahlen (zum Beispiel, wie viele Suchen, Kontakte oder Besichtigungen Ihr Unternehmen hat), nie den Inhalt. Unser Team sieht diese Zahlen im internen Bericht zu jedem Nutzer, zusammen mit Ihrer Identität und Ihrer Abrechnung. Wenn wir für den Support oder zur Lösung eines Vorfalls Inhalte einsehen müssen, tun wir das als Auftragsverarbeiter im Auftrag Ihres Unternehmens.

Heatmaps und Sitzungsaufzeichnung: nur im Panel, nur mit Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner, mit PostHog (in der Europäischen Union gehostet) und mit vollständig maskierten Texten und Feldern. Die öffentlichen Websites der Kundenunternehmen laden sie nicht.

Keine automatisierten Entscheidungen: Diese Analyse ändert weder Ihren Preis noch Ihren Tarif oder Ihren Zugang und hat keine rechtlichen Wirkungen für Sie.

Verantwortlicher: Codelabs Studio, S.L., PASAJE Federico García Lorca, 6, 3º E, 29130 Alhaurín de la Torre (Málaga), Spanien.

8. Künstliche Intelligenz

Die Assistenten von EstateSuite geben sich zu Beginn jedes Gesprächs als künstliche Intelligenz zu erkennen, wie es die Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz verlangt.

Um Sprache zu verstehen, sich zu unterhalten und zu sprechen, nutzen die Assistenten Sprach- und Stimmmodelle der unten genannten Anbieter. Die Bewertung jedes Gesprächs im Dashboard ist ein Anhaltspunkt, damit das Unternehmen entscheiden kann, wen es zuerst betreut: Weder der Assistent noch die Plattform treffen Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für irgendjemanden.

9. Empfänger der Daten

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht an Dritte für deren eigene Zwecke weiter. Zur Erbringung des Dienstes setzen wir folgende Anbieter mit Auftragsverarbeitungsverträgen ein:

  • AgenteUno, die Sprach- und Messaging-Plattform der CODELABS STUDIO, S.L. selbst (kein Dritter): Sie verarbeitet Anrufe, Chat, Aufzeichnungen und Transkripte.
  • Hetzner Online GmbH (Deutschland): Server für Anwendung, Datenbank und E-Mail.
  • Cloudflare, Inc.: DNS, Bot-Prüfung (Turnstile) und Speicherung der Aufzeichnungen.
  • Telnyx und Twilio: Telefonie der Sprachplattform.
  • Cerebras Systems Inc. (USA): Sprachmodell, das die Chatnachrichten des Assistenten verarbeitet.
  • Google LLC (Gemini Live, USA): Sprachmodell, das Audio und Transkript der Sprachgespräche verarbeitet.
  • Meta Platforms: WhatsApp-Nachrichten, wenn das Unternehmen diesen Kanal nutzt, und das Werbe-Pixel dieser Website, nur mit Ihrer Einwilligung.
  • Google LLC: Google Kalender, nur wenn das Unternehmen seinen Kalender verbindet. Die Berechtigungen beschränken sich darauf, Besichtigungen anzulegen und zu löschen und abzufragen, ob eine Uhrzeit frei oder belegt ist, ohne den Inhalt anderer Termine zu lesen.
  • OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich): die Karte auf den Seiten der Immobilien oder Unterkünfte, die die IP-Adresse des Betrachters erhält.
  • PostHog, Inc. (in der Europäischen Union gehostet): Analyse der Nutzung des Panels und Sitzungsaufzeichnung, nur mit Ihrer Einwilligung.

Behörden erhalten Daten, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet.

10. Internationale Übermittlungen

Die Hauptserver befinden sich in der Europäischen Union. Einige der genannten Anbieter haben ihren Sitz in den USA und können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesem Fall stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US-Datenschutzrahmen, sofern der Anbieter zertifiziert ist, oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Anbieter von Sprachmodellen und internationale Übermittlungen. Der Gesprächsassistent dieser Website läuft mit AgenteUno. Chatnachrichten werden von Cerebras Systems Inc. (USA) als Auftragsverarbeiter verarbeitet. Bei Sprachgesprächen werden das Audio und sein Transkript von Google LLC (Gemini Live, USA) verarbeitet. Google LLC ist im Rahmen des EU-US-Datenschutzrahmens (DPF) zertifiziert, sodass sich diese Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission stützt; zudem enthalten die Auftragsverarbeitungsbedingungen von Google die Standardvertragsklauseln. Cerebras Systems Inc. ist nicht in der DPF-Liste aufgeführt: Die Übermittlung an diesen Anbieter stützt sich auf die Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914), die in den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) aufgenommen sind.

In den Beispiel-Demoagenturen nutzt der Chat des Assistenten Gemini von Google LLC, mit denselben Garantien.

11. Speicherdauer

  • Anfragen nach Demo, Anruf oder Informationen: so lange wie zur Bearbeitung nötig; danach gesperrt für die Verjährungsfristen möglicher Ansprüche.
  • Konto- und Unternehmensdaten des Kunden: für die Vertragsdauer und danach für die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
  • Gespeicherte Suchen: 180 Tage ab Speicherung, sofern das Unternehmen keine andere Frist festlegt oder die Person sich nicht vorher abmeldet.
  • Aufzeichnungen, Transkripte und andere Daten der Kunden des Unternehmens: solange das Unternehmen den Dienst nutzt und nach seinen Weisungen. Bei Vertragsende werden sie gelöscht oder dem Unternehmen zurückgegeben, sofern kein Gesetz die Aufbewahrung verlangt.
  • Cookies: die in der Cookie-Richtlinie angegebene Dauer.
  • Ihr Nutzerkonto: Sie können es im Panel unter „Ihr Konto“ löschen. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse werden sofort gelöscht, Ihr Kündigungsgrund bleibt ohne diese Angaben erhalten. Die Daten der Kunden des Unternehmens werden dadurch nicht gelöscht; darüber entscheidet das Unternehmen als Verantwortlicher.

12. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung und die Datenübertragbarkeit verlangen, der Verarbeitung widersprechen und eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie an hallo@estatesuite.pro schreiben. Falls wir Ihre Identität prüfen müssen, bitten wir Sie darum. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Wenn Sie meinen, dass wir Ihr Anliegen nicht richtig behandelt haben, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren, der spanischen Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, www.aepd.es).

13. Sicherheit

Die Kommunikation ist verschlüsselt. Jedes Unternehmen greift nur auf seine eigenen Daten zu und jede Person im Dashboard entsprechend ihrer Rolle. Zugangsdaten verbundener Kalender werden verschlüsselt gespeichert, und Aufzeichnungen werden über kurzlebige signierte Links bereitgestellt.

14. Minderjährige und Änderungen dieser Erklärung

EstateSuite ist ein Dienst für Unternehmen und richtet sich nicht an Minderjährige.

Wenn wir diese Erklärung wesentlich ändern, zeigen wir dies auf dieser Seite mit dem neuen Datum an und informieren Kundenunternehmen per E-Mail.

hallo@estatesuite.pro