Cómo entra InmoSuite en tu agencia, paso a paso
Cinco pasos, no cincuenta: número, cartera, escucha, ajuste y panel. En una agencia de dos personas, la puesta en marcha tiene que caber en una semana normal, no parar la que ya hay.
Contratar una herramienta nueva en una agencia de dos o tres personas compite, desde el primer día, con el trabajo que ya hay encima de la mesa. Nadie tiene una semana libre para dedicarla a una implantación: hay visitas agendadas para esta tarde, una llamada que devolver antes de comer, una escritura que revisar antes del viernes. Si poner en marcha algo nuevo exige parar la actividad aunque sea unos días, ya ha perdido antes de empezar a demostrar nada.
Lo que suele fallar en una puesta en marcha
La mayoría de herramientas pensadas para agencias grandes dan por hecho que hay alguien dedicado a la implantación: una persona de sistemas, un responsable de marketing, un equipo que puede dedicar días enteros a configurar campos, migrar datos y probar flujos antes de que nadie de fuera vea nada. En una agencia de dos personas esa figura no existe. El propietario de la agencia es, a la vez, quien vende, quien capta y quien tendría que sentarse a configurar la herramienta nueva, y ese tiempo sencillamente no está.
El resultado habitual es una puesta en marcha que se alarga: una reunión inicial, una segunda para revisar dudas, una tercera porque nadie ha tenido tiempo de terminar la configuración entre medias. Para cuando la herramienta funciona de verdad, el entusiasmo inicial ya se ha enfriado, y la agencia ha vuelto a resolver como podía lo que la herramienta nueva iba a arreglar.
94,4 %de las inmobiliarias españolas tienen dos empleados o menos, y ninguno de los dos puede desaparecer una semana para una implantación
Cinco pasos, en este orden
La puesta en marcha de InmoSuite está pensada al revés que la de un CRM grande: en vez de partir de lo que necesitaría una agencia con equipo de sistemas, parte de lo que puede hacer una agencia de dos personas sin dejar de vender mientras tanto. Son cinco pasos, y van en este orden porque cada uno depende del anterior.
- Prueba: una llamada de prueba desde el navegador, sin marcar ni dar tu número, y el teléfono de la agencia sin tocar.
- Cartera: se conecta el fichero de inmuebles que la agencia ya manda a los portales, para que el asistente responda con lo que hay de verdad a la venta.
- Escucha: durante la primera semana, cada llamada y cada conversación queda grabada y con su resumen, y se revisa con la agencia antes de que el asistente hable con nadie más.
- Ajuste: con lo escuchado en esa primera semana se corrigen los detalles, como un dato de la ficha o el horario de la oficina, antes de dar el asistente por bueno.
- Panel: a partir de ahí, la agencia ve cada conversación con su grabación, su transcripción, su resumen y la puntuación del contacto, sin tener que preguntárselo a nadie.
Un ejemplo: una agencia de tres personas en Marbella
Una agencia de tres personas en Marbella, con cartera sobre todo en la zona de Nueva Andalucía y Puerto Banús, decide probarlo porque en agosto ha perdido dos llamadas de compradores extranjeros mientras el equipo entero estaba enseñando pisos a la vez. El primer paso, el número, se resuelve sin que la agencia tenga que hacer nada más que dar su conformidad: la llamada que antes sonaba en un móvil que nadie oía ahora entra al asistente. El segundo paso conecta el fichero que ya usan para publicar en Idealista, así que el asistente conoce la cartera real desde el primer día, sin que nadie tenga que dar de alta un piso a mano dos veces.
La primera semana, el propietario de la agencia escucha cada llamada grabada mientras hace lo de siempre: enseña pisos, revisa ofertas, contesta correos de propietarios. No ha tenido que sentarse a configurar nada, pero sí ha podido corregir un par de detalles, como el precio de una plaza de garaje que el asistente daba mal porque el fichero tenía un error de origen. A partir de la segunda semana, la agencia repasa cada lunes las llamadas que entraron el fin de semana, con su resumen y su puntuación, y las solicitudes de visita que han quedado pendientes de confirmar.
Qué hace falta de tu parte
Lo que necesita la agencia para empezar es poco, pero es imprescindible. Hace falta acceso al fichero de inmuebles que ya se manda a los portales (el XML, en formato Kyero) o a la web pública de la agencia, con su permiso; hoy no hay conector directo con ningún CRM. Y hace falta que alguien de la agencia, no necesariamente el dueño, dedique un rato cada día durante la primera semana a escuchar lo que ha contestado el asistente, porque esa semana es la que ajusta el tono y los detalles antes de que hable con compradores de verdad.
- El fichero de inmuebles que ya usa la agencia, sin duplicarlo en ningún sitio nuevo.
- El número de teléfono actual, para saber qué sigue publicado donde ya está.
- Los datos de la agencia que el asistente debe conocer, como el horario de la oficina.
- Una persona que escuche la primera semana y confirme que las respuestas son correctas.
InmoSuite no pide a una agencia de dos o tres personas que se comporte como si tuviera un departamento de sistemas. Pide un fichero que ya existe, un número que ya existe, y una semana de escucha antes de que el asistente, que siempre se identifica como una inteligencia artificial, empiece a hablar solo con quien llama.